Trong thực tiễn kế toán tại doanh nghiệp, việc nội dung cần thể hiện nhiều hơn số dòng trong một trang là tình huống khá nhiều người gặp khi thực hiện tạo lập và xuất hóa đơn điện tử. Vậy, tình huống này được quy định thế nào? Tính pháp lý ra sao? Tình huống này có thể tham khảo hướng dẫn sau đây.

Căn cứ pháp lý:
1. Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về hóa đơn điện tử của Bộ Tài chính hướng dẫn:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử đáp ứng các nội dung quy định.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đáng giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

2. Tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn người bán xử lý trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn như sau:
• Lập thành nhiều hóa đơn: Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.
Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
• Lập hóa đơn nhiều trang: Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị.

3. Tại Công văn 820/TCT-DNL
Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử đã nêu rõ:
“Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn”.

Từ những căn cứ pháp lý trên, khi sử dụng Phần mềm Hóa đơn điện tử Tax24, doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu phần trên đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị các thông tin giống như trang đầu của hóa đơn. Cụ thể:
- Cùng số hóa đơn như trang đầu (do hệ thống phần mềm cấp tự động)
- Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu
- Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu
- Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)

Hướng dẫn cụ thể bằng hình ảnh, thao tác trên Phần mềm Hóa đơn điện tử Tax24, xem TẠI ĐÂY

►Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử Tax24: TẠI ĐÂY